Die Idee dahinterHR-Akten digital und
HR-Akten digital und
rechtssicher verwalten.
Die eAkte von Helix ermöglicht es, Personalakten vollständig papierlos zu verwalten.
Dokumente können kategorisiert, verschlagwortet und in ihrer Gültigkeit gepflegt werden – alles an einem Ort. Die Lösung ist cloudbasiert und standortunabhängig nutzbar, sodass HR-Teams und Führungskräfte jederzeit und überall Zugriff haben.
Strukturierte Ablage
Dokumente kategorisieren, verschlagworten und in ihrer Gültigkeit pflegen.
Volltextsuche
Jedes Dokument indexiert und in Sekunden auffindbar.
Zugriffsschutz & Protokoll
Granulare Rechte und lückenlose Protokollierung jedes Zugriffs.
Wiedervorlagen & Fristen
Automatische Erinnerung an Fristen und fällige Nachweise.
Kernfunktionen
Alles, was du für die digitale Akte brauchst
Von der flexiblen Dokumentenablage bis zur automatischen Erinnerung – die eAkte deckt den gesamten Lebenszyklus deiner Personalunterlagen ab.
Flexible Dokumentenablage
Upload, Drag & Drop, Import oder digitaler Posteingang – alle Zugangswege sind möglich. Verschiedene Formate werden automatisch in ein einheitliches Format umgewandelt.
Zugriffsschutz & Protokollierung
Detaillierte Rechtevergabe: Wer darf ablegen, drucken, löschen? Sämtliche Zugriffe werden lückenlos protokolliert und sind jederzeit nachvollziehbar.
Temporäre Zugriffsrechte
Mit wenigen Klicks können zeitlich begrenzte Zugänge für Mitarbeitende, Vorgesetzte oder externe Prüfer*innen freigeschaltet werden.
Wiedervorlagen & Erinnerungen
Wiedervorlagen, Notizen und vorgemerkte Löschungen sorgen für Transparenz und Übersicht im gesamten Prozess. Für anstehende Wiedervorlagen werden die zuständigen Personen automatisch per E-Mail erinnert.
Individuelle Löschfristen
Pro Dokumentenart können individuelle Löschkriterien und Fristen definiert werden – datenschutzkonform und revisionssicher.
Strukturierte Suche & Volltextsuche
Neben der strukturellen Suche steht eine Volltextsuche innerhalb einzelner oder mehrerer Akten zur Verfügung – sekundengenau.
Kategorisierung & Verschlagwortung
Dokumente lassen sich frei kategorisieren, verschlagworten und mit Gültigkeitszeiträumen versehen – für maximale Übersicht.
Cloudbasiert & standortunabhängig
Vollständig cloudbasiert – ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs. Alle Akten stehen jederzeit sicher und zuverlässig bereit.
Erstdigitalisierung leicht gemacht
Noch keine digitale eAkte im Einsatz? Wir unterstützen dich bei der Erstdigitalisierung deiner Personalunterlagen und bringen bestehende Dokumente sicher und strukturiert in die digitale Welt. So schaffst du die Grundlage für effiziente HR-Prozesse ohne Papierchaos.
Scan_Batch_001.pdf
Dokument_0042.tif
Arbeitsvertrag_neu.docx
Personalakte Mustermann, Max
Digitaler Posteingang
Papierstapel scannen – fertig.
Papierdokumente können gesammelt in Stapeln gescannt und anschließend am Bildschirm sortiert und zugeordnet werden – ohne Aufkleber oder Eselohren.
01
Stapelscannen ohne Vorbereitung
Dokumente einfach einlegen und scannen – keine Markierungen oder QR-Codes nötig.
02
Sortierung am Bildschirm
Nach dem Scan werden Dokumente komfortabel am Bildschirm den richtigen Akten zugeordnet.
03
Optionales Vier-Augen-Prinzip
Für kritische Dokumente kann eine Vier-Augen-Prüfung vor der endgültigen Ablage aktiviert werden.
Scan- & Digitalisierungsservice
Papierakten digitalisieren – wir übernehmen alles.
Für Unternehmen mit vorhandenen Papierakten bietet Helix einen vollständigen Digitalisierungsservice an. Übergib uns deine Unterlagen – wir kümmern uns um den Rest.
01
Beratung & Planung
Schritt 1In einem gemeinsamen Beratungsgespräch analysieren wir deinen Bestand, klären Umfang und Anforderungen und entwickeln einen maßgeschneiderten Digitalisierungsplan für dein Unternehmen.
02
Abholung der Dokumente
Schritt 2Deine Papierakten werden sicher und versichert bei dir abgeholt. Der gesamte Transport erfolgt nach höchsten Sicherheitsstandards und ist lückenlos dokumentiert.
03
Vorbereitung & Sortierung
Schritt 3Unsere Spezialist*innen bereiten die Dokumente professionell vor: Heftklammern entfernen, Seiten glätten, Stapel sortieren und nach definierten Kategorien strukturieren.
04
Hochauflösendes Scannen
Schritt 4Alle Dokumente werden in professioneller Qualität hochauflösend gescannt – farbtreu, lesbar und für OCR-Texterkennung optimiert.
05
Qualitätskontrolle & Indexierung
Schritt 5Jedes gescannte Dokument wird auf Lesbarkeit und Vollständigkeit geprüft. Anschließend erfolgt die Indexierung nach deinen Vorgaben – bereit für die eAkte.
06
Rückgabe, Lagerung oder Entsorgung
Schritt 6Die Papieroriginale werden je nach deiner Entscheidung zurückgeliefert, sicher eingelagert oder datenschutzkonform vernichtet – mit entsprechendem Vernichtungsnachweis.
Integration
Nahtlos in deine bestehende HR-Landschaft
Die eAkte liest Stammdaten aus bestehenden HR-Systemen fortlaufend ein, sodass keine doppelte Datenpflege nötig ist. Personaldaten bleiben stets aktuell – automatisch.
Automatische Datensynchronisation
Stammdaten werden fortlaufend aus deinem HR-System übernommen – ohne manuellen Aufwand oder doppelte Pflege.
Sichere Schnittstellen
Alle Verbindungen zu Drittsystemen sind verschlüsselt und entsprechen aktuellen Sicherheitsstandards.
Keine Doppelpflege
Einmal im HR-System gepflegt – automatisch in der eAkte aktualisiert. Konsistenz garantiert.
Datenquellen
eAkte
Aktiv- Stammdaten vor 1 Min
- Anschriften vor 3 Min
- Verträge vor 6 Min
- Bankverbindung vor 9 Min
- Abwesenheiten vor 14 Min
Letzte Synchronisation: gerade eben
Blog & Insights
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