Die eAkte von Helix ermöglicht es, Personalakten vollständig papierlos zu verwalten.
Dokumente können kategorisiert, verschlagwortet und in ihrer Gültigkeit gepflegt werden – alles an einem Ort. Die Lösung ist cloudbasiert und standortunabhängig nutzbar, sodass HR-Teams und Führungskräfte jederzeit und überall Zugriff haben.
Von der flexiblen Dokumentenablage bis zur automatischen Erinnerung – die eAkte deckt den gesamten Lebenszyklus deiner Personalunterlagen ab.
Upload, Drag & Drop, Import oder digitaler Posteingang – alle Zugangswege sind möglich. Verschiedene Formate werden automatisch in ein einheitliches Format umgewandelt.
Detaillierte Rechtevergabe: Wer darf ablegen, drucken, löschen? Sämtliche Zugriffe werden lückenlos protokolliert und sind jederzeit nachvollziehbar.
Mit wenigen Klicks können zeitlich begrenzte Zugänge für Mitarbeitende, Vorgesetzte oder externe Prüfer*innen freigeschaltet werden.
Wiedervorlagen, Notizen und vorgemerkte Löschungen sorgen für Transparenz und Übersicht im gesamten Prozess. Für anstehende Wiedervorlagen werden die zuständigen Personen automatisch per E-Mail erinnert.
Pro Dokumentenart können individuelle Löschkriterien und Fristen definiert werden – datenschutzkonform und revisionssicher.
Neben der strukturellen Suche steht eine Volltextsuche innerhalb einzelner oder mehrerer Akten zur Verfügung – sekundengenau.
Dokumente lassen sich frei kategorisieren, verschlagworten und mit Gültigkeitszeiträumen versehen – für maximale Übersicht.
Vollständig cloudbasiert – ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs. Alle Akten stehen jederzeit sicher und zuverlässig bereit.
Noch keine digitale eAkte im Einsatz? Wir unterstützen dich bei der Erstdigitalisierung deiner Personalunterlagen und bringen bestehende Dokumente sicher und strukturiert in die digitale Welt. So schaffst du die Grundlage für effiziente HR-Prozesse ohne Papierchaos.
Papierdokumente können gesammelt in Stapeln gescannt und anschließend am Bildschirm sortiert und zugeordnet werden – ohne Aufkleber oder Eselohren.
Für Unternehmen mit vorhandenen Papierakten bietet Helix einen vollständigen Digitalisierungsservice an. Übergib uns deine Unterlagen – wir kümmern uns um den Rest.
In einem gemeinsamen Beratungsgespräch analysieren wir deinen Bestand, klären Umfang und Anforderungen und entwickeln einen maßgeschneiderten Digitalisierungsplan für dein Unternehmen.
Deine Papierakten werden sicher und versichert bei dir abgeholt. Der gesamte Transport erfolgt nach höchsten Sicherheitsstandards und ist lückenlos dokumentiert.
Unsere Spezialist*innen bereiten die Dokumente professionell vor: Heftklammern entfernen, Seiten glätten, Stapel sortieren und nach definierten Kategorien strukturieren.
Alle Dokumente werden in professioneller Qualität hochauflösend gescannt – farbtreu, lesbar und für OCR-Texterkennung optimiert.
Jedes gescannte Dokument wird auf Lesbarkeit und Vollständigkeit geprüft. Anschließend erfolgt die Indexierung nach deinen Vorgaben – bereit für die eAkte.
Die Papieroriginale werden je nach deiner Entscheidung zurückgeliefert, sicher eingelagert oder datenschutzkonform vernichtet – mit entsprechendem Vernichtungsnachweis.
Die eAkte liest Stammdaten aus bestehenden HR-Systemen fortlaufend ein, sodass keine doppelte Datenpflege nötig ist. Personaldaten bleiben stets aktuell – automatisch.
Letzte Synchronisation: gerade eben
Christian
Henry
Daniel
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Lennart
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