Recruiting für fünf Unternehmen mit einer gemeinsamen Plattform
„Mit Concludis haben wir deutlich mehr Transparenz in unseren Recruiting-Prozessen gewonnen. Alle Einrichtungen arbeiten auf einer gemeinsamen Plattform und behalten trotzdem ihre eigenen Entscheidungswege. Das erleichtert die Abstimmung im Alltag und sorgt dafür, dass wir offene Stellen schneller besetzen können.“
Die Herausforderung: Recruiting in einer komplexen Organisationsstruktur
Das Team von Sabine Schmid koordiniert das Recruiting für mehrere Unternehmen der Rummelsberger Diakonie. Dabei müssen unterschiedlichste Einrichtungen, Verantwortliche und Entscheidungswege berücksichtigt werden – angefangen bei Pflegeeinrichtungen und Angeboten für Menschen mit Behinderung bis hin zu Schulen und Ausbildungsstätten.
Vor der Einführung von Concludis arbeitete die Organisation mit einem System, das im Wesentlichen auf die Veröffentlichung von Stellenanzeigen beschränkt war. Bewerbungen konnten nicht strukturiert verwaltet werden, viele Abstimmungen liefen manuell.
Gleichzeitig stand die Rummelsberger Diakonie vor einer Herausforderung, die viele Träger der Sozialwirtschaft kennen: Fachkräfte für Mangelberufe zu gewinnen. Dafür braucht es schnelle Prozesse, Transparenz und die Möglichkeit, viele Beteiligte effizient einzubinden.
Warum Concludis?
Im Auswahlprozess wurden verschiedene Anbieter geprüft. Ausschlaggebend war letztlich, wie gut die Lösung die Anforderungen der Organisation erfüllen konnte.
- die Abbildung komplexer Unternehmensstrukturen
- die Möglichkeit zum dezentralen Arbeiten
- eine einfache und schnelle Bearbeitung von Bewerbungen
- eine intuitive Bedienung
„Concludis war das einzige System, das unsere komplexe Holding-Struktur vollständig abbilden konnte und gleichzeitig eine intuitive Bedienoberfläche bietet – das hat den Ausschlag im Auswahlprozess gegeben.“
Die Lösung: Zentrale Steuerung, dezentrale Entscheidungen
Seit 2020 nutzt die Rummelsberger Diakonie Concludis für Bewerbermanagement und Multiposting. Die Personalabteilung übernimmt die zentrale Steuerung, Administration und Schulung der Nutzerinnen und Nutzer. Die eigentlichen Bewerbungsentscheidungen werden jedoch dezentral in den einzelnen Einrichtungen getroffen – durch Einrichtungsleitungen oder fachlich Verantwortliche.
Genau diese Arbeitsweise lässt sich heute innerhalb des Systems abbilden: Genehmigungsprozesse werden digital gesteuert, Verantwortlichkeiten sind klar hinterlegt und automatisierte Workflows unterstützen den Recruiting-Alltag. Dazu gehören automatische Zwischenbescheide an Bewerbende, Erinnerungen an ausstehende Bewertungen, das automatische Beenden von Ausschreibungen sowie die Veröffentlichung von Stellenanzeigen bei der Bundesagentur für Arbeit.
„Dank der digitalen Freigabe-Workflows sehen wir als verantwortliche Person sofort, welche Bewerbungen bereits geprüft wurden und welche noch unserer Entscheidung bedürfen – das spart Zeit und erhöht die Transparenz.“
Das Ergebnis: Mehr Transparenz, einfachere Prozesse, hohe Flexibilität
Heute verarbeitet die Organisation jährlich rund 15.000 Bewerbungen über fünf Unternehmen hinweg, gleichzeitig werden etwa 140 Stellen parallel betreut. Besonders wertvoll sind dabei die Möglichkeiten, komplexe Prozesse und Verantwortlichkeiten transparent abzubilden.
Alle Beteiligten sehen genau die Informationen, die sie für ihre Aufgabe benötigen. Dadurch bleiben auch bei unterschiedlichen Arbeitszeiten und vielen Beteiligten alle auf dem gleichen Stand.
- einfache und intuitive Bedienung
- digitale mehrstufige Freigabeprozesse
- flexible Anpassung an die Organisation
- DSGVO-konform durch Rollen und Rechte
- transparente Zusammenarbeit aller Beteiligten
Ausblick & Empfehlung
Die Anforderungen an modernes Recruiting entwickeln sich kontinuierlich weiter. Deshalb beschäftigt sich die Rummelsberger Diakonie aktuell mit dem Einsatz von Künstlicher Intelligenz: Derzeit wird ein KI-Upgrade von Concludis geprüft, um weitere Potenziale in der Bearbeitung und Organisation von Bewerbungsprozessen zu erschließen.
Für Sabine Schmid eignet sich die Lösung besonders für Organisationen mit komplexen Strukturen und vielen Beteiligten. Wer Recruiting zentral steuern und gleichzeitig dezentrale Entscheidungsprozesse ermöglichen möchte, benötigt eine Plattform, die flexibel genug ist, unterschiedliche Abläufe abzubilden, ohne dabei an Benutzerfreundlichkeit zu verlieren.
„Ich empfehle Concludis jedem Unternehmen mit einer dezentralen Struktur: Es vereint zentrale Steuerung, transparente Prozesse und eine kinderleichte Bedienung – so gelingt effizientes Recruiting, ohne Kompromisse bei Flexibilität oder Datenschutz.“