KI in HR sinnvoll gestalten: Rückblick auf unseren KI Co-Creation Workshop

Für uns war dieser Tag weit mehr als eine Gelegenheit, neue technologische Möglichkeiten und Ideen vorzustellen. Im Mittelpunkt stand der offene Austausch mit den Menschen, die unsere HR-Software täglich nutzen — und deshalb am besten wissen, welche Herausforderungen, Erwartungen und Anforderungen in der Praxis bestehen.

Dafür möchten wir allen Teilnehmenden herzlich danken: für ihre Zeit, ihre Offenheit, ihre ehrlichen Rückmeldungen und die vielen wertvollen Impulse.

Warum wir KI gemeinsam mit unseren Kund*innen gestalten

Neue Technologien eröffnen viele Möglichkeiten. Doch nicht alles, was technisch machbar ist, schafft automatisch einen Mehrwert. Gerade bei HR-Software ist entscheidend, dass neue Funktionen konkrete Herausforderungen lösen, sich sinnvoll in bestehende Prozesse einfügen und für Anwender*innen verständlich und verlässlich bleiben.

Deshalb wollten wir die aktuellen KI-Innovationen in Helix nicht isoliert als technologische Funktionen betrachten. Gemeinsam mit unseren Kund*innen haben wir darüber gesprochen, wo KI in der Personalarbeit sinnvoll unterstützen kann — und wo menschliche Erfahrung, Einordnung und Entscheidung weiterhin unverzichtbar sind.

Welche Aufgaben können durch KI erleichtert werden? Wo entstehen tatsächlich Zeitersparnisse? Und wie viel Kontrolle benötigen Anwender*innen im täglichen Umgang mit KI?

Der direkte Austausch hilft uns, diese Fragen frühzeitig zu beantworten und Helix konsequent an den tatsächlichen Anforderungen der Praxis weiterzuentwickeln.

Wann ist KI in HR-Software wirklich sinnvoll?

Ein zentraler Schwerpunkt des Workshops war die Frage, unter welchen Bedingungen KI einen echten Mehrwert schafft. Für uns ist KI dann sinnvoll, wenn sie Anwender*innen bei konkreten Aufgaben unterstützt, wiederkehrende Arbeitsschritte erleichtert und relevante Informationen schneller zugänglich macht. Sie sollte Prozesse nicht komplizierter machen, sondern sich nachvollziehbar in den Arbeitsalltag einfügen.

Gleichzeitig wurde deutlich: KI soll die individuelle Bewertung, Erfahrung und Verantwortung von Menschen nicht ersetzen. Ihr Mehrwert liegt darin, Anwender*innen zu unterstützen und ihnen mehr Raum für die Aufgaben zu geben, bei denen menschliche Kommunikation, Einordnung und Entscheidung besonders wichtig sind.

Von konkreten Anwendungsfällen zu hilfreichen Funktionen

Die Perspektiven unserer Kund*innen haben erneut gezeigt: Eine KI-Funktion überzeugt nicht allein durch ihre technischen Fähigkeiten. Entscheidend ist, wie gut sie sich in bestehende Abläufe integriert, wie verständlich ihre Ergebnisse sind und ob sie ein konkretes Problem löst. Eine Funktion kann technologisch beeindruckend sein — wenn sie im Arbeitsalltag keinen erkennbaren Nutzen bietet, wird sie langfristig kaum eingesetzt.

Deshalb haben wir gemeinsam darüber gesprochen, welche Anwendungsfälle in der täglichen Personalarbeit besonders relevant sind. Die Erfahrungen der Teilnehmenden helfen uns, technologische Möglichkeiten sinnvoll zu priorisieren und nicht an den tatsächlichen Anforderungen vorbeizuplanen.

Für uns bedeutet das: Wir wollen KI nicht um ihrer selbst willen integrieren. Wir möchten Funktionen entwickeln, die Menschen bei ihrer Arbeit tatsächlich helfen.

Qualität, Datenschutz und Sicherheit als Grundlage

In HR-Systemen werden besonders sensible personenbezogene Informationen verarbeitet. Vertrauen, Transparenz und ein verantwortungsvoller Umgang mit Daten sind deshalb keine nachgelagerten Zusatzthemen, sondern grundlegende Voraussetzungen für den Einsatz von KI.

Gemeinsam haben wir darüber gesprochen, welche Erwartungen unsere Kund*innen an sichere und transparente KI-Funktionen haben — von der Nachvollziehbarkeit der Ergebnisse über die Qualität bereitgestellter Informationen bis zur Kontrolle durch die Anwender*innen.

Die offenen Fragen und Rückmeldungen der Teilnehmenden waren für uns besonders wertvoll. Denn nur wenn wir Anforderungen, Unsicherheiten und mögliche Bedenken verstehen, können wir Lösungen entwickeln, die sowohl innovativ als auch verantwortungsvoll und praxistauglich sind.

Gemeinsam an einer Prompt Library arbeiten

Am Nachmittag wurde es besonders konkret: In einer gemeinsamen Workshop-Session beschäftigten wir uns intensiv mit der Entwicklung einer Prompt Library.

Eine Prompt Library soll Anwender*innen einen einfachen Einstieg ermöglichen: Statt für wiederkehrende Aufgaben jedes Mal bei null anzufangen, greifen sie auf erprobte Vorlagen zurück, passen sie an ihre Situation an und entwickeln sie weiter.

Gemeinsam mit unseren Kund*innen haben wir konkrete Anwendungsfälle und mögliche Formulierungen erarbeitet. Die entstandenen Ideen und Rückmeldungen liefern uns wertvolle Impulse für die weitere Ausgestaltung der Prompt Library und der KI-Funktionen in Helix.

Was Co-Creation für Perbility bedeutet

Co-Creation bedeutet für uns nicht, eine nahezu fertige Lösung vorzustellen und anschließend um Feedback zu bitten. Es bedeutet, frühzeitig zuzuhören, Fragen zu stellen, unterschiedliche Perspektiven einzubeziehen und Ideen gemeinsam weiterzuentwickeln.

Unsere Kund*innen kennen ihre Prozesse, Herausforderungen und täglichen Anforderungen am besten. Dieses Wissen mit unserer Produkt- und Technologieexpertise zu verbinden, ist ein wichtiger Bestandteil der Weiterentwicklung von Helix.

Der Workshop hat erneut gezeigt, wie wertvoll der direkte und kontinuierliche Dialog ist. Er hilft uns, technologische Möglichkeiten realistisch einzuordnen, sinnvolle Anwendungsfälle zu erkennen und Funktionen zu entwickeln, die verständlich, sicher und im täglichen Einsatz wirklich hilfreich sind.

Danke für den offenen und wertvollen Austausch

Wir bedanken uns herzlich bei allen Teilnehmenden, die diesen Tag mit ihren Erfahrungen, Fragen und Ideen bereichert haben. Danke für eure Offenheit, eure Neugier und eure Bereitschaft, auch kritische Punkte anzusprechen — für die konkreten Beispiele aus eurem Arbeitsalltag, die konstruktiven Diskussionen und die vielen neuen Perspektiven.

Wir nehmen zahlreiche Impulse und konkrete Ideen mit. Die gewonnenen Erkenntnisse fließen in unsere nächsten Entwicklungsschritte und in die weitere Gestaltung der KI-Funktionen in Helix ein. Wir freuen uns darauf, den begonnenen Austausch fortzusetzen — und gemeinsam HR-Software zu gestalten, die Menschen in ihrer täglichen Arbeit sinnvoll unterstützt.