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ComplianceDigitalisierung
8 Min. Lesezeit

Digitale Personalakte & euBP 2027: Pflichten für Arbeitgeber

Digitale Personalakte ab 2027: Was die euBP von Arbeitgebern fordert, welche Unterlagen betroffen sind – und was du jetzt tun solltest.

Inhalt

Das Wichtigste in Kürze

Ab 2027 gibt es keine allgemeine gesetzliche Pflicht zur vollständigen digitalen Personalakte. Relevant werden jedoch bestimmte entgelt- und sozialversicherungsbezogene Unterlagen, die Arbeitgeber elektronisch führen beziehungsweise im Rahmen der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung, kurz euBP, digital bereitstellen müssen.

Die Anforderungen betreffen grundsätzlich Arbeitgeber, die Beschäftigte haben, Entgelt abrechnen und der Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung unterliegen. Die Unternehmensgröße ist dabei nicht ausschlaggebend.

Für HR- und Payroll-Abteilungen bedeutet das: Dokumente müssen digital verfügbar, strukturiert abgelegt, nachvollziehbar und prüffähig sein. Die digitale Personalakte wird damit für viele Unternehmen zum operativen Standard.

Was ändert sich ab 2027 bei der euBP?

Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) ist das digitale Prüfverfahren der Deutschen Rentenversicherung (DRV). Arbeitgeber stellen dabei prüfrelevante Daten elektronisch bereit, damit DRV-Betriebsprüfungen effizienter durchgeführt werden können.

2023
Prüfrelevante Daten aus systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogrammen werden elektronisch übermittelt
2025
Gilt ebenfalls für Daten aus der Finanzbuchhaltung
bis 2026
Übergangs- und Befreiungsmöglichkeiten bestehen noch
ab 2027 (aktuell)
Übergangsphase endet – Unterlagen elektronisch führen & bereitstellen

Ab dem 1. Januar 2027 endet die Übergangsphase. Arbeitgeber sollten spätestens dann relevante Entgelt- und Sozialversicherungsunterlagen elektronisch führen und prüfungsrelevante Daten digital bereitstellen können.

Wer Unterlagen weiterhin papierbasiert, hybrid oder unstrukturiert verwaltet, muss im Prüfungsfall mit deutlich höherem Aufwand rechnen.

Für welche Unternehmen gilt die Regelung ab 2027?

Die Anforderungen rund um euBP und elektronische Entgeltunterlagen betreffen grundsätzlich alle Arbeitgeber, die Beschäftigte haben, Entgelt abrechnen und sozialversicherungsrechtlich relevante Unterlagen führen müssen. Entscheidend ist dabei nicht die Unternehmensgröße, sondern die Arbeitgeberrolle.

Damit sollten sowohl kleine und mittelständische Betriebe als auch größere Unternehmen, Organisationen mit mehreren Standorten sowie Unternehmen mit interner oder externer Payroll prüfen, ob ihre Dokumentenprozesse auf die digitalen Anforderungen vorbereitet sind.

Welche Unterlagen sind betroffen?

Im Mittelpunkt stehen Unterlagen, die für Entgeltabrechnung, Sozialversicherung und Betriebsprüfung relevant sind.

Allgemeine interne Korrespondenz oder rein organisatorische Dokumente sind anders zu bewerten als Unterlagen mit direktem Bezug zu Entgelt, Beiträgen oder sozialversicherungsrechtlicher Beurteilung.

Deshalb sollten Unternehmen wissen, welche Unterlagen sie führen, wo diese gespeichert sind, wer darauf zugreifen darf und wie sie im Prüfungsfall bereitgestellt werden können.

Warum die digitale Personalakte praktisch immer wichtiger wird

Die digitale Personalakte ist mehr als ein digitales Archiv. Sie schafft die organisatorische Grundlage, um Personaldokumente zentral, strukturiert und nachvollziehbar zu verwalten. Digitale Prüfprozesse setzen voraus, dass relevante Informationen nicht erst gesucht, eingescannt oder aus verschiedenen Systemen zusammengesetzt werden müssen.

Eine digitale Personalakte hilft Unternehmen dabei,

  • Dokumente zentral und strukturiert abzulegen
  • Zugriffsrechte klar zu steuern
  • sensible Personaldaten geschützt zu verwalten
  • Such- und Verwaltungsaufwände zu reduzieren
  • Medienbrüche zwischen HR und Payroll zu vermeiden
  • prüfrelevante Unterlagen schneller bereitzustellen
  • Prozesse nachvollziehbar zu dokumentieren

Damit wird sie zu einem wichtigen Baustein für effiziente, sichere und zukunftsfähige Personalarbeit.

Vorteile einer digitalen Personalakte für HR und Payroll

Zentrale Ablage statt verstreuter Dokumente

Eine digitale Personalakte bündelt relevante Dokumente an einem definierten Ort und schafft klare Ablagestrukturen – statt Papierakten, Netzlaufwerken und E-Mail-Postfächern.

Schnellere Verfügbarkeit bei Betriebsprüfungen

Unterlagen lassen sich schneller bereitstellen und interne Vorbereitungszeiten reduzieren. Das entlastet HR- und Payroll-Teams und sorgt für mehr Prozesssicherheit.

Klare Berechtigungen für sensible Personaldaten

Wer darf welche Dokumente sehen, bearbeiten oder löschen? Zugriffe lassen sich rollenbasiert steuern und Personaldokumente kontrolliert verwalten.

Grundlage für moderne HR-Prozesse

Sie verbindet Dokumentenmanagement, Prozesse, Berechtigungen und Datenstrukturen – die Basis für Onboarding, Vertragsmanagement, Bescheinigungswesen und Self-Services.

Was Unternehmen jetzt vorbereiten sollten

Unternehmen sollten die Zeit bis 2027 nutzen, um ihre HR- und Payroll-Dokumentenprozesse systematisch zu prüfen. Ein sinnvoller Einstieg ist eine Bestandsaufnahme:

Bestandsaufnahme — Leitfragen
  • 01
    Welche Personal- und Entgeltunterlagen werden aktuell geführt?
  • 02
    Welche Dokumente liegen bereits digital vor?
  • 03
    Welche Unterlagen existieren noch in Papierform?
  • 04
    Wo entstehen Medienbrüche?
  • 05
    Welche Systeme sind beteiligt?
  • 06
    Wer ist für Ablage, Pflege und Bereitstellung verantwortlich?
  • 07
    Welche Berechtigungen sind notwendig?
  • 08
    Welche Dokumente sind für Entgelt, SV und Prüfung relevant?
  • 09
    Wie lassen sich Unterlagen nachvollziehbar & geschützt verwalten?

Auf dieser Basis lässt sich festlegen, welche Dokumente priorisiert digitalisiert werden sollten, welche Ablagestruktur sinnvoll ist und wie die digitale Personalakte in bestehende HR- und Payroll-Prozesse integriert werden kann.

Warum Unternehmen nicht bis Ende 2026 warten sollten

Die Einführung einer digitalen Personalakte ist kein reines IT-Projekt. Sie betrifft Prozesse, Verantwortlichkeiten, Berechtigungen, Datenqualität, Papierbestände und die Zusammenarbeit zwischen HR, Payroll, Führungskräften und externen Dienstleistern.

Wer erst kurz vor 2027 startet, digitalisiert häufig unter Zeitdruck. Ein frühzeitiger Start ermöglicht dagegen ein strukturiertes Vorgehen:

  1. Dokumentenbestand analysieren
  2. relevante Entgelt- und Sozialversicherungsunterlagen identifizieren
  3. Ablagestruktur definieren
  4. Berechtigungskonzept erstellen
  5. Papierbestände priorisiert digitalisieren
  6. HR- und Payroll-Prozesse integrieren
  7. Mitarbeitende und Verantwortliche einbinden

So entsteht nicht nur eine Vorbereitung auf 2027, sondern eine langfristig tragfähige Grundlage für digitale Personalarbeit.

Checkliste: Was Unternehmen jetzt konkret vorbereiten sollten

Diese Checkliste ist bewusst als Umsetzungsfahrplan formuliert. Sie wiederholt nicht die Nutzenargumente, sondern macht aus dem Pflichtenthema ein planbares Projekt — mit acht Arbeitspaketen in vier Phasen, jeweils mit prüfbarem Arbeitsergebnis, Verantwortung und Termin.

Checkliste 2027 — Umsetzungsfahrplan in 4 Phasen

PDF · 2 Seiten · Kostenlos
8
Arbeitspakete
4
Projektphasen
1
gemeinsames Zielbild
01.01.
Stichtag 2027
  • 1
    Projekt aufsetzen Projektteam, Verantwortung, Budget und Meilensteine bis zum Go-live verbindlich festlegen.
  • 2
    Bestand klären Dokumente inventarisieren, Zielbild und Aktenstruktur inklusive Fristen- und Löschlogik definieren.
  • 3
    Lösung umsetzen System auswählen, Datenschutz und Berechtigungen klären. Altakten migrieren.
  • 4
    Betrieb absichern Workflows und euBP-Prüffähigkeit testen, Rollout schulen und Kontrollen für den stabilen Betrieb etablieren.

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Die Rolle von HR-Software bei der digitalen Personalakte

Eine digitale Personalakte sollte nicht isoliert betrachtet werden. Ihr voller Nutzen entsteht, wenn sie nahtlos in eine moderne HR-Systemlandschaft eingebunden ist und HR-Prozesse sinnvoll miteinander verknüpft.

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Fazit: Digitale Personalakte ab 2027 strategisch vorbereiten

Ab 2027 steigen die Anforderungen an digitale, prüffähige Entgelt- und Sozialversicherungsunterlagen. Für Arbeitgeber wird eine strukturierte digitale Dokumentenverwaltung damit in der Praxis deutlich wichtiger.

Entscheidend ist nicht die Unternehmensgröße, sondern die Arbeitgebereigenschaft. Wer Beschäftigte hat, Entgelt abrechnet und sozialversicherungsrelevante Unterlagen führen muss, sollte die eigenen Prozesse jetzt prüfen. Die digitale Personalakte reduziert manuelle Aufwände, vermeidet Medienbrüche und schafft mehr Sicherheit in HR- und Payroll-Prozessen.

Stand: Juli 2026

FAQ: Digitale Personalakte & euBP ab 2027

euBP steht für elektronisch unterstützte Betriebsprüfung. Dabei werden prüfrelevante Daten für Betriebsprüfungen der Deutschen Rentenversicherung elektronisch bereitgestellt und verarbeitet.
Die Anforderungen betreffen grundsätzlich Arbeitgeber, die Beschäftigte haben, Entgelt abrechnen und sozialversicherungsrechtlich relevante Unterlagen führen müssen. Die Unternehmensgröße ist dabei nicht der entscheidende Maßstab.
Auch kleinere Arbeitgeber sollten prüfen, welche Entgelt- und Sozialversicherungsunterlagen sie führen müssen und wie diese ab 2027 elektronisch verfügbar sind. Entscheidend ist die Arbeitgeberrolle.
§ 7 BVV ist ein zentraler rechtlicher Bezugspunkt für Entgeltunterlagen. Er hilft, die Diskussion um digitale Personalakte 2027 rechtlich einzuordnen: Es geht nicht um jede beliebige HR-Unterlage, sondern vor allem um entgelt- und sozialversicherungsrelevante Dokumente, die prüffähig geführt und bereitgestellt werden müssen.
Digital verfügbar sein sollten insbesondere Unterlagen, die für Entgeltabrechnung, Sozialversicherung und Betriebsprüfung relevant sind. Dazu können Entgeltunterlagen, Nachweise zur Versicherungspflicht, Meldedaten, Bescheinigungen und weitere abrechnungsrelevante Dokumente gehören.
Wichtig sind insbesondere Zweckbindung, Datenminimierung, Rollen- und Berechtigungskonzepte, Protokollierung, sichere Speicherung, klare Löschprozesse und ein dokumentiertes Aufbewahrungskonzept. Sensible Personaldaten dürfen nicht allein deshalb dauerhaft gespeichert werden, weil sie digital verfügbar sind.
Eine einheitliche Frist für die gesamte Personalakte gibt es nicht. Je nach Dokumenttyp können unter anderem sechsjährige oder zehnjährige steuer- und handelsrechtliche Fristen sowie sozialversicherungsrechtliche Sonderfristen relevant sein. Unternehmen sollten deshalb eine Fristenmatrix nach Dokumentkategorien erstellen.
Eine fehlende vollständig digitale Personalakte führt nicht automatisch zu einer Sanktion. Problematisch wird es jedoch, wenn prüfrelevante Entgelt- oder Sozialversicherungsunterlagen im Prüfungsfall nicht vollständig, nicht nachvollziehbar oder nicht fristgerecht bereitgestellt werden können. Dann drohen zusätzlicher Prüfungsaufwand, Rückfragen, Nacharbeiten und je nach Einzelfall rechtliche oder finanzielle Folgen. Bei Datenschutzverstößen können zudem DSGVO-rechtliche Risiken entstehen.
Eine digitale Personalakte schafft eine zentrale und strukturierte Grundlage für Personaldokumente. Sie erleichtert die Bereitstellung prüfrelevanter Unterlagen, reduziert Suchaufwand, verbessert Berechtigungskonzepte und unterstützt effiziente HR- und Payroll-Prozesse.
Unternehmen sollten nicht bis Ende 2026 warten. Die Umstellung betrifft nicht nur Technik, sondern auch Prozesse, Berechtigungen, bestehende Papierakten, Aufbewahrungsfristen, Datenschutz und Verantwortlichkeiten. Ein frühzeitiger Start reduziert Zeitdruck und Nacharbeiten.

Disclaimer: Dieser Beitrag erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit und stellt keine Rechtsberatung dar. Für die konkrete Umsetzung der neuen Richtlinien im Unternehmen sollte bei Bedarf rechtlicher Rat eingeholt werden.

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